Partyservices, werden auch Fragen der
IT-Sicherheit für den Unternehmer
relevant.
Kleinere Betriebe und Familien-unternehmen
müssen sich ferner
fragen, wer bei ihnen als DSB ein-gesetzt
werden kann. Denn nicht
jeder Mitarbeiter darf zum DSB
ernannt werden. Die Geschäfts-führung
selbst scheidet aus. Auch Familien-mitglieder
können die Funktion nicht über-nehmen,
da bei ihnen ein Interessenkonflikt
angenommen wird.
INTERNER ODER EXTERNER DSB?
Kann ein Mitarbeiter die Rolle des internen
DSB übernehmen oder ist es sinnvoller, dass
ein externer Profi das Unternehmen als DSB
betreut? Das Gesetz schreibt vor, dass der
Datenschutzbeauftragte sowohl datenschutz-rechtliche
als auch technische Expertise nach-weisen
muss. Zudem erhalten er oder sie
Sonderrechte im Unternehmen: Der DSB hat
vollständige Einsicht in die personenbezoge-nen
Daten, muss in Teilzeit freigestellt werden
und ist aufgrund seiner Kontrollfunktion nur
schwer kündbar. Das stellt eine/n Mitarbeiter/
in, der/die zum internen Datenschutzbeauf-tragten
ernannt wird, u. U. vor eine schwierige
Rolle. Als gleichgestellter Kollege/-in werden
er oder sie nach der Berufung im Team oft
nicht mehr gesehen.
DATENSCHUTZ
ÜBER DEN AUTOR:
Kıvanç Semen ist IT-Sicherheitsberater und
Mitgründer von DataGuard. Das Münchener
Legal Technology Unternehmen begleitet
eine vierstellige Anzahl an kleinen und
mittleren Unternehmen bei der Umset-zung
der DSGVO. Seinen Kunden bietet
DataGuard einen Mix aus persönlicher
Betreuung durch einen Datenschutzbe-auftragten
und Nutzung einer Machine
Learning-getriebenen Webplattform.
WAS KOMMT AUF DEN TISCH?
Rundheraus gesagt: Es kommt darauf an! Ge-setzeskonformer
Datenschutz ist viel Prüfungs-,
Verwaltungs- und Beratungsarbeit – und diese
ist zeit- und kostenintensiv für einen Unter-nehmer.
Externe Anbieter mit hunderten oder
tausenden von Kunden können jedoch inte-ressante
Synergieeffekte bieten. Sie können
etwa Lösungsansätze nutzen, die in vergleich-baren
Fällen schon an anderer Stelle entwi-ckelt
wurden. So lassen sich einige Prozesse
beschleunigen oder sogar (teil-)automatisie-ren
und vieles schneller und einfacher umset-zen.
Diese Unternehmen können den meisten
KMUs die Betreuung durch einen externen
TÜV- oder DEKRA-zertifizierten DSB für Preise
von 150
E bis 500 E im Monat anbieten. Eines
wird in fast jedem Fall gelten: Bei der Betreuung
durch einen internen Mitarbeiter fallen in der
Regel
deutlich höhere Kosten an.
Kıvanç Semen, Mitgründer von DataGuard
Fleischerei also etwa ihre Ware nicht nur an
der Theke im Geschäft, sondern bietet den
Kunden auch Lieferungen über einen exter-nen
Dienstleister an, muss die Weitergabe
der Daten vertraglich geregelt sein. Auch
gilt es, Daten vor dem Zugriff durch Fremde
zu schützen. In der Praxis bedeutet das z. B.,
dass Festplatten von Arbeitscomputern ver-schlüsselt
werden müssen. Geht ein Laptop
oder Diensthandy verloren oder wird ge-stohlen,
kann eine unzureichende Sicherung
als datenschutzrechtlicher Verstoß eingestuft
werden.
Schulungen: Wie können Mitarbeiter das
nötige Fachwissen erhalten? Darf ich eine
Liste mit den Geburtstagen der Mitarbeiter
ans Schwarze Brett hängen? In größeren
Betrieben ist der DSB auch dafür zuständig,
entsprechend zu schulen.
Dokumentation: Der DSB erstellt und pflegt
die Datenschutz-Dokumentation (inkl. soge-nannter
Verzeichnisse von Verarbeitungstä-tigkeiten).
Das kann viel Aufwand bedeuten.
Audits: Regelmäßige Datenschutz-Audits,
bei denen geprüft wird, wo personenbezogene
Daten wie verarbeitet werden,
gehören ebenso zu den Aufgaben. Auf
Grundlage der Analyse entstehen für das
weitere Vorgehen Handlungsempfehlungen
vom DSB.
Webseite: Ist das Unternehmen online prä-sent,
z. B. in Form eines Webshops oder eines
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